如何提高交際活動的效率?
如何提高交際活動的效率?
如何提高交際活動的效率?
1、準時開始交往活動。
如果你是去拜訪,一定要準時到達。遲到的弊病在前邊已講過。而且,由於雙方的時間都有限,你耽誤的時間被扣除後,用於正式交往的時間會減少,有些事情可能談不完或不透,甚至還要重新約會,多花時間。如果你是主人,宴請多位客人,對遲到者可以不必多等候,應按時開宴。如為禮貌起見,略等個二三十分鐘也可,但不可過久等候。遲到者來時也不必埋怨。
2、周密安排,提高交往質量。
做好交往前的準備,首先事前要明確這次交往的目的,應該交談的問題,交談的方式,可能遇到的問題,以及是否要有物質上的準備等等。其次要提前與對方約定好聚會時間。貿然登門多有不便,甚至會吃“閉門羹”,白浪費時間,使對方感到不愉快。
3、掌握交際時間的最佳度。
有話則長,無話則短。每個人的精力都是有限的,只能在一定的時間範圍內集中精力,這時頭腦清晰,注意力集中,反應靈活,效率最高。超出了一定的時間範圍,便會精疲力盡,效率下降。美國著名管理學家彼德·F·杜拉克在給一家大銀行擔任顧問時,銀行的總裁規定,每月約他交談一次該銀行的管理問題,每次交談時間為一個半小時。時間一到,總裁便握手告別。為什麼要以一個半小時為限呢?這位總裁説:“原因很簡單,我的注意力只能維持一個半小時,研究任何問題,超過了這個限度,我就會重重複復。而且,如果時間太短,時間便不夠,我恐怕會掌握不住問題的重點。”
這位總裁是很善於把握交談時間的。他的作法很值得借鑑。當然,也有另外一種情況,雙方故意拖延時間,把對方搞疲勞,以便乘機取得有利於自己的效果,這在一些討價還價的交易場合不難見到,有的邊吃邊談一直耗到深夜才拍板成交。這是以造成對方疲勞來確定交往時間,對此也應有所瞭解,避免使自己陷入被動。
4、不過多地寒暄,而應及時轉入正題。
見面時簡單的問候寒暄,是必要的,但太多則會令人感到乏味,耽誤時間。談話過程中要注意緊扣目標,不要跑題。當然如果氣氛過於緊張,説幾句幽默輕鬆的題外話活躍一下氣氛也是必要的,但要注意及時收攏話題。
5、及時結束交際活動。
當客人告辭時,不必為了顯示熱情而拼命挽留對方。否則,如果對方不好意思立即告辭又坐了下來,再開始的談話只能是純應酬了,很難涉及實質性問題。如果你是客人,要適時結束拜訪。如果對方是你所瞭解的“黏屁股鬼”,你最好到他家“登門拜訪”,而不是約他“光臨寒舍”,這樣可以掌握結束交際的主動權。
6、充分利用現代交往工具。
在現有的條件下,能夠打電話完成交際內容的,便不必親自面談,特別是對於不太重要的事務性內容更是這樣。如果時間不是很緊迫,通過書信交往既免去了距離障礙,又可省去路途往返時間。當然,如果屬於需要面談來滿足的感情交流,自然不在此例。解決交往與時間的矛盾,有些人採取另一種辦法,即注意掌握交際活動的節奏,做到有張有弛。
7、運用同時與多人交際的技巧,濃縮交往活動。
為了高效率地利用交往時間,有時可以按同一交往內容把幾個交往對象約在同一時間相聚,而不必一一分頭交往,這等於把交往活動“濃縮”了。而且,幾個人聚在一起,談話互相引發,容易使氣氛活躍,話題廣泛,提高效率。不過,這樣會給主人接待增加難度。因此要求有一定的準備,以避免手忙腳亂,顧此失彼,招待不週。據載,著名影劇雜家黃宗江的“待客三法”,就是這種濃縮交際時間的妙。例:
一是“以客待客法”。四方客到,不風急火忙周旋八面,而是奉上清茶一杯,聽憑客人自由組合,或細品,或縱談,各取所需。
二是“車輪戰術”。如果客人同屬一系統,任你七嘴八舌,他一人把關。看似回答甲,實則牽連到乙,你中有我,我中有你。如果客人互不相識,先給客人們一些有關自己的文章去看。然後回答他們的問題。回答甲時,乙在旁聽,回答乙時甲可提問,他本人優哉遊哉。既省時間,又不失熱情,皆大歡喜。
三是“狗不理”法。如時值吃飯,離家不遠處有“狗不理”包子鋪,或請人代購,或集體親征,若干包子,一碗小粥,邊吃邊談,吃飽喝足,暢談興盡,實惠有效。
這三法使他以較少的時間完成了較大的交往量。當然,這只是濃縮交往時間的一例。每人都可以根據自己的情況和交際能力,創造有自己特色的交際濃縮法。
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