別讓開會謀殺了你的時間
別讓開會謀殺了你的時間
別讓開會謀殺了你的時間
會議:見怪不怪的難題
幾個星期前,老總讓祕書通知參加會議的高級主管準備提交會議議程項目,不久,一個建議“大雜燴”上來了。老總看了這些議項,把常規性、操作性議題放在前面,以便在大會後面的時間裏集中討論某個戰略性問題。
但是會議開始後,整個計劃完全走偏了。在看了銷售副總的廣告展示後,討文化教育中心全部拉到公司基本設備的配置上,造成本次會議的成果是:歐洲的競爭計劃推遲到下次會議進行;老總的計劃還沒有討論出結果,散會時有的主管沒精打采,有的神色氣憤,有一直抱怨又浪費了時間……
這又是一個典型的謀殺時間的會議:沒有重點,無章可循,常常在一個無足輕重的問題上討文化了大半天,而最重要的問題卻根本沒時間談:給予戰略決策的注意力不夠。
據美國一家國際戰略諮詢公司調查發現,一個典型的企業,其高層管理團隊在一起工作的時間,每月不到3天;而在這3天裏,其中花在討論戰略問題上的時間,不到3小時。而且就這3個小時,一般也是無果而終,很少能迅速作出優良的決策。
美國一家全球性公司的高層主管抱怨説,每年花在討論假期問題上的時間,比花在討論進軍東南亞市場的問題上的時間還要多;召開會議濁為了要做決定,而是“共享”一下信息,或者僅僅“大家討論一下”而已。而要做戰略決策的會議,則大多是“靈機一支”決定的,沒有任何前兆和準備,隨意性很大。
效率開會小竅門
一個漏洞百出的決策能使投資者迅速地垮掉,而一個好的決策,如果決定得太慢的話,也同學會削弱市場競爭力。會議是決策過程中不可或缺的環節。而開會也是大有學問的。現在,就推出幾個小竅門,讓我們開會時用點時間,多出點成果。
操作性、戰略決策分開處理
討論操作性的問題和作出戰略決策,二者有本質區別,需要有不同的討論形式和思考方式。針對不同的問題和目的召開不同的會議,可防止操作性事情主導會議議程,以便贏得更多的時間討論戰略問題。
將會議重點放在決策上
會義中心定位在決策而討論的層面上,會前的準備工作必不可少。閲讀材料在會議前就要發放人蔘會者,在封面上列出會議將討論的主要問題。
度量生個議面的真正價值
擺在議程上的每個議項有輕重緩急之分。因此,管理者們花在上面的時間也要區別分配。要依據每個問題對企業長期影響的大小來決定,公司董事會或分析部分可提前做全面分析,一個概算就可以了。
儘快解決問題
按照嚴格程序把議程上的問題一個個解決掉,必須要有明確的時間表、團隊處理方式以及最後由誰來拍板等等。管理者要時常提醒自己;議程上的問題解決了嗎?需要什麼時候做決定?
擺出備選方案
如果沒有真正的可選方案,也就無從管理。戰略性備選方案的產生過程,要同它們的評估及通過過程分割開來,以加速最後的決定過程。
確保決策貫徹執行
通常一個管理團隊遇到的最大挑戰,不是做決定本身,而是針對所決定的內容,會後的理解是否一致,這直接關係到決策的執行效果。應避免決策淪為兩種後果;一是實踐中被曲解;二是成為沉默不作為的犧牲品。
開會有如行船,會議的組織者和主持者必須有舵手的意識,開論是平靜的水面還是驚濤駭浪,都要穩穩的把握既定的方面,讓手裏“船”達到目的地,讓各項問題有自己的歸宿,找到解決的途徑。否則,開地就會異變為時間的殺手,決策也將淪為“不繫之舟”,茫然失所。
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