學會開一個高效會議很重要
學會開一個高效會議很重要
學會開一個高效會議很重要
第一階段、會議前15分鐘
這時候的你應該馬上中斷手頭的工作,讓大腦從繁雜的工作中解脫出來,同時也讓自己好好休息一下。
第二階段、會議前10分鐘
現在是需要思考的時候。你要參加的會議主題是什麼?有哪些議程?你所扮演的角色是什麼?有什麼目的需要達成嗎?還有什麼可以取得的附加值嗎?參加會議的都有哪些人員?老闆對這次會議是否重視?程度如何?同事對會議的重視程度如何?會議的結果對你的工作有什麼影響嗎?你可以把這些問題在草紙上一一列出來,然後逐個作答,這樣可以幫助你整理散亂的思維。
第三階段:會議前8分鐘
現在你已經做好了對這次會議的說明和定位,也明確了自己應該做的事情,現在就應該根據這些事情來整理待會兒會議上需要用到的資料了:PPT、文件檔案、各類資料、資料檔案、樣品、移動儲存裝置、資料線、紙張、筆等等。然後將這些東西放在一起,用一個檔案袋或者別的方便攜帶的東西裝好。
第四階段:會前5分鐘
如果在一會兒的會議上你需要發言的話,那麼在這個時候就可以默誦一下要說的內容了。在白紙上列出一個發言的備忘錄是十分必要的。如果有在會上需要解決的問題,那麼趕緊把這個問題和其衍生矛盾寫出來做個備忘,以便在會議上提出求解。如果你需要得到更多的資訊,那麼請根據之前列出來的會議的主題和議程,仔細想一想自己還需要了解什麼,同樣別忘了做好記錄。
第五階段、會前2分鐘
在大腦中飛速想象一下整個會議過程,最後整理一下資料,看看有沒有遺漏或者需要補充的地方。
第六階段:會前1分鐘
馬上會議就要開始了,喝點水潤潤喉嚨吧,相信自己,你會擁有一次完美的會議效果。
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