職場E-mail使用規則技巧
職場E-mail使用規則技巧
職場E-mail使用規則技巧
1、不要越級發郵件
E-mail的最重要特徵就是容易被轉發,這一點對於喜歡越級E-mail的“小聰明們”來説是致命的。
2、保留好發送E-mail的證據
有時候E-mail可能因網絡問題不能按時送達,也可能不小心被收件者刪掉了,或者收件者根本就是故意説沒收到,怎麼辦?在發E-mail時給自己抄送一份就得了,或者保留在發件箱裏。同樣,其他人發給你的工作E-mail也要保留三個月以上再考慮永久刪除,以備發生問題時“對質”。
3、不要轉發不該轉發的E-mail
同樣,假如你收到了某某同事發來的帶有偏見內容的E-mail,你做到自己知道就行了,並深深感謝他的信任,不要到處轉發或複製粘貼,更不要為證明“這不是我説的,是XX説的”而當着他人面打開E-mail頁面,你就變成了辦公室的不良信息傳播者,失去了同事最起碼的信任。
4、讓E-mail幫助自己樹立勤奮形象
不能半夜給客户打電話談價格,不能在出差途中、火車上給老闆打電話彙報情況,怎麼辦?很簡單,發E-mail啊,只管在晚上零點之後給客户、老闆發E-mail談工作吧,當他們收到時會為你的勤奮感動的!同樣,在不方便打電話的時候打開手機給客户、老闆發E-mail,説一句:我在火車上,周圍比較亂,在用手機發E-mail……老闆最喜歡這樣的員工了。
5、私人E-mail躲開公司網絡監控
很多公司都有網絡監控一説,我們就寧可信其有吧。我們總有點私事吧,躲開監控也不難,可以用擅發E-mail的手機,隨時隨地上網,發送接收都可以避開公司的網絡監控。比如跟戀人談談情説説愛,或者跟培訓班的老師發發作業,都很方便。
6、不要忘記正確“抄送”和“密送”
當需要把文件傳達給其他人時,固然要抄送到每位,但別忘了要抄送到主管上級、老闆那裏,雖然他可能根本沒有時間看,但這種“以資證明”的行為不可缺少。尤其是你想表揚你的下屬或團隊的時候,這種抄送更是比表揚本身還重要。
7、不要忘記E-mail的正確收發時間
同一個E-mail前後10分鐘發送可能就影響大局。把手機的E-mail收發設置短信一樣的提醒聲音;對於需要在確定的時間點上發送出去的重要E-mail可以在手機的備忘錄中將其記錄下來,一到時間就會提醒你。老闆可以説沒有看到E-mail,但你不能説你沒有發。動一動手指頭不麻煩,幫你省掉無數的誤會、責備。
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